Datenschutzhinweise zum Online-Bewerbungsverfahren

Verarbeitung und Nutzung Ihrer Daten

Wir, die Friedhelm Loh Group (nachfolgend die „FLG“) und das jeweilige verbundene Unternehmen der FLG, das die Stelle anbietet, auf die Sie sich bewerben wollen, freuen uns, dass Sie sich für eine Online-Bewerbung in unserer Unternehmensgruppe interessieren. Dabei legen wir besonderen Wert auf den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten und möchten, dass Sie sich bei der Nutzung des Online-Bewerbungssystems sicher und gut informiert fühlen. Nachfolgend erläutern wir, welche Ihrer Daten wir während des Online-Bewerbungsverfahrens erfassen und wie diese genutzt werden. Welche Unternehmen zur FLG gehören, erfahren Sie unter Friedhelm Loh Group. Welches Unternehmen konkret für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich ist, können Sie der jeweiligen Ausschreibung entnehmen.

1. Personenbezogene Daten

Damit Sie sich auf die bei uns ausgeschriebenen Stellen bewerben können, ist die Übermittlung verschiedener personenbezogener Daten erforderlich. „Personenbezogene Daten“ sind Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person. Das sind zum einen Informationen unmittelbar zu Ihnen, z. B. Ihr Vor- und Familienname, Ihre Anschrift, Ihre Telefonnummer und Ihr Geburtsdatum. Dazu gehören auch Informationen, die zwar nicht direkt Ihre wirkliche Identität offenlegen, die aber mit Ihnen in Verbindung gebracht werden können – wie z. B. die von Ihnen genutzte IP-Adresse (Internetkennung) oder Ihre E-Mail-Adresse. Daher gilt grundsätzlich: Personenbezogene Daten werden von uns nur in drei Fällen erhoben, genutzt oder weitergegeben:

    a) wenn dies gesetzlich erlaubt ist,
    b) wenn dies für die Nutzung eines unserer Angebote notwendig ist oder
    c) wenn Sie in die Datenverwendung eingewilligt haben.

2. Bewerberportal / Erhebung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten

Wenn Sie das Online-Bewerbungsverfahren erstmalig starten, werden Sie in unserem Bewerberportal aufgefordert, sich mit einem Bewerber-Login zu registrieren. Dort können Sie einen Benutzernamen und ein Kennwort vergeben. Darüber hinaus ist die Angabe Ihrer E-Mail-Adresse erforderlich. Diese Angaben werden zur weiteren Kommunikation benötigt und sind technische Voraussetzung für die Erstellung Ihres persönlichen Bewerberprofils. Des Weiteren dient Ihre E-Mail-Adresse der Bestätigung und Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten und deren Dokumentation.

Über die Login-Funktion des Bewerberportals erhalten Sie jederzeit Zugriff auf Ihr persönliches Bewerberprofil. Nach Anmeldung können Sie die von Ihnen eingegebenen Daten jederzeit einsehen, bearbeiten oder ergänzen. Sie können Ihre Zugangsdaten auch nutzen, um eine Bewerbung fortzusetzen oder um eine weitere Bewerbung zu starten.

Im Rahmen des Online-Bewerbungsverfahrens erheben wir von Ihnen Ihren Familiennamen, Ihren Vornamen und Ihre E-Mail-Adresse (Pflichtangaben). Diese Pflichtangaben werden von uns mindestens benötigt, um das Bewerbungsverfahren für Sie starten zu können (Technische Zuordnung zur Stellenausschreibung). Die Erhebung und Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf der Rechtsgrundlage des Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Über die Pflichtangaben hinaus bestimmen Sie selbst, welche personenbezogenen Daten Sie uns übermitteln möchten (freiwillige Angaben). Das Online-Bewerbungsverfahren bietet Ihnen die Möglichkeit, in Formularfeldern weitere persönliche Angaben zu hinterlegen (z. B. Adressdaten) und eigene Dokumente zur persönlichen Qualifikation wie z. B. einen Lebenslauf hochzuladen (max. 10 MB, gültige Formate: doc, docx, pdf, tif, jpg). Allgemeine Hinweise zur Bewerbung finden Sie unter Tipps zur Bewerbung.

Als registrierter Nutzer des Bewerberportals der FLG sind Sie für die Inhalte, die Sie im Bewerberportal eintragen und hochladen, selbst verantwortlich. Bei minderjährigen Bewerbern setzen wir das Einverständnis der Eltern voraus. Des Weiteren verpflichten Sie sich, Ihren persönlichen Zugang gegen eine unbefugte Verwendung durch Dritte zu schützen und ihr Passwort geheim zu halten.

3. Nutzung und Weitergabe der personenbezogenen Daten

Ihre personenbezogenen Daten verwenden wir grundsätzlich nur zur Bearbeitung Ihrer Online-Bewerbung. Es haben grundsätzlich nur autorisierte Mitarbeiter innerhalb der FLG, die in den Bewerbungs- und Auswahlprozess eingebunden sind, Zugriff auf Ihre Daten. Eine Weitergabe an Dritte außerhalb der FLG erfolgt nicht. Autorisierte Mitarbeiter sind der zuständige Personalsachbearbeiter, die verantwortliche Führungskraft der stellenausschreibenden Abteilung, sowie die aus dem Fachbereich eingebundenen Entscheidungsträger. Unter Umständen werden Ihre personenbezogenen Daten auch an unseren Betriebsrat, den Datenschutzbeauftragten oder an die Vertreter der zuvor genannten Personen weitergegeben. Schließlich geben wir möglicherweise auch unseren internen Prüfern und Revisoren Zugriff auf personenbezogenen Daten z. B. um die Wirksamkeit unserer Schutzvorkehrungen oder die Wirksamkeit unseres Recruiting-Prozesses zu prüfen. Ihre Zustimmung vorausgesetzt behalten wir uns vor, z. B. mittels einer Befragung per E-Mail mit Ihnen in Kontakt zu treten. Alle vorgenannten Personen sind dabei zur Verschwiegenheit verpflichtet.

Grundsätzlich werden Ihre Daten in Übereinstimmung mit den anwendbaren Rechtsvorschriften zum Schutz personenbezogener Daten und zur Datensicherheit gespeichert und vertraulich verwendet.

Wir nutzen Ihre Daten, um zu prüfen, ob Ihre Qualifikationen, Kompetenzen und beruflichen Vorstellungen zur ausgeschriebenen Stelle passen. Außerdem nutzen wir Ihre Kontaktdaten, z. B. um Sie zu bitten, weitere auswahlrelevante Informationen zu übermitteln, Referenzen zu nennen, Sie zu einem Gespräch oder Telefoninterview einzuladen oder Ihnen unsere Auswahlentscheidung mitzuteilen.

4. Sicherheit

Wir haben die notwendigen technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen getroffen, um Ihre personenbezogenen Daten vor Verlust oder Missbrauch zu schützen. Ihre Daten werden in einer sicheren Betriebsumgebung gespeichert, die der Öffentlichkeit nicht zugänglich ist. Wir empfehlen Ihnen, uns vertrauliche Informationen, z. B. Bewerbungsunterlagen, ausschließlich über das Bewerberportal zukommen zu lassen. Die Verbindung zu dem Server des Bewerberportals verfügt über eine besondere Verschlüsselung, die die Vertraulichkeit Ihrer Kommunikation mit uns sicherstellt. Sollten Sie mit uns per E-Mail in Kontakt treten wollen, weisen wir darauf hin, dass die Vertraulichkeit der übermittelten Informationen nicht gewährleistet ist. Der Inhalt von E-Mails kann von Dritten eingesehen werden.

5. Datenlöschung und technische Rahmenbedingungen

Alle von Ihnen übermittelten Daten werden von uns mindestens für die Dauer des Bewerbungsverfahrens gespeichert. Sollten Sie als Ergebnis des Online-Bewerbungsverfahrens in ein Arbeitsverhältnis eintreten, werden die übermittelten Daten in den ordentlichen Personalverwaltungsprozess übernommen und in Ihre Personalakte übertragen. Sollten Sie nicht bei uns in ein Arbeitsverhältnis eintreten, werden Ihre Bewerbungsunterlagen nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens für sechs Monate aufbewahrt und dann gelöscht.

Unser Online Bewerbungsportal verwendet temporäre Cookies, die zur uneingeschränkten Funktionsfähigkeit der Karriereseite technisch benötigt werden, z. B.:

• zur Speicherung des Bezugs zur Ausschreibung, damit der Bewerbungsassistent für die richtige Ausschreibung geöffnet werden kann
• zur Speicherung der Sprache, damit während einer Anmeldung die richtige Sprache verwendet wird
• zur Identifizierung eines Benutzers während einer Anmeldung

Rechtsgrundlage für die Nutzung dieser Cookies ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO (berechtigtes Interesse). Unser berechtigtes Interesse am Einsatz der Cookies liegt darin, Ihnen eine funktionsfähige Website zur Verfügung zu stellen. Sie haben jederzeit die Möglichkeit, Cookies über Ihre Browser-Einstellungen zu blockieren. Bitte beachten Sie, dass dies ggf. zu Einschränkungen der Karriereportal-Funktionen führen kann. Weitere Informationen finden Sie unter: friedhelm-loh-group.com/de/datenschutz.asp

6. Bewerberpool (Nutzung Ihres Profils für weitere Stellenanzeigen)

In unserem Bewerbungsportal können Sie auch freiwillig darin einwilligen, dass wir Ihr Profil auch für weitere Stellenangebote berücksichtigen dürfen. Damit erlauben Sie uns, Sie auf andere offene Stellen innerhalb der FLG aufmerksam zu machen. Ihre personenbezogenen Daten werden nur mit Ihrem Einverständnis an die an dieser Stellenausschreibung beteiligten Personen weitergegeben. Diese Datenverarbeitung beruht auf der Rechtsgrundlage Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO (Einwilligung). Sie haben das Recht die Einwilligung zur Speicherung und Verarbeitung jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung auf Grundlage der Einwilligung bis zum Widerruf bleibt dabei unberührt. Wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen möchten, können Sie dies über Ihr Benutzerprofil in unserem Bewerbungsassistenten ändern (Bewerber-Login). Anderenfalls werden Ihre Daten nach Ablauf von zwei Jahren gelöscht. Sollte sich ein neues Bewerbungsverfahren ergeben, gelten für dieses die unter Ziffer 5 genannten Löschfristen.

7. Ihre Rechte

Auf Anfrage informieren wir Sie gerne darüber, welche Daten wir über Ihre Person (z. B. Name, Adresse) verarbeiten. Wir dürfen Ihnen nur Auskunft über Ihre eigenen Daten geben. Bitte haben Sie daher Verständnis dafür, dass wir im Interesse der anderen Nutzer von Ihnen einen geeigneten Nachweis über Ihre Identität verlangen können.

Falls bei uns gespeicherte Daten falsch oder nicht mehr aktuell sein sollten, haben Sie das Recht, diese Daten berichtigen zu lassen. Sie können die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten außerdem einschränken lassen, zum Beispiel wenn Sie Zweifel an der Richtigkeit der Daten haben. Ihnen steht das Recht auf Datenübertragbarkeit zu. Auf Wunsch lassen wir Ihnen eine digitale Kopie der von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten zukommen.

Sie können auch jederzeit die Löschung Ihrer Daten verlangen. Dem kommen wir nach, falls wir nicht verpflichtet sein sind, die Daten aufzubewahren (z. B. aufgrund von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten).

Soweit wir Ihre Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen verarbeiten, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten einzulegen aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben.

Sie können uns Ihre Anfrage, Ihr Löschungsbegehren, Ihren Korrekturwunsch oder Widerspruch bzw. Widerruf auch jederzeit formfrei mitteilen. Bitte nutzen Sie hierzu die nachstehenden Kontaktinformationen, die Kontaktdaten auf den Karriereseiten unserer Unternehmen oder auf unserer Gruppen-Homepage friedhelm-loh-group.de.

Sie können außerdem Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde einlegen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten gegen die DSGVO verstößt. Die Beschwerde kann bei der Datenschutzbehörde des Landes eingelegt werden, in dem Sie Ihren Aufenthalt oder Ihren Arbeitsplatz haben oder in dem der mutmaßliche Verstoß geschehen ist.

8. Kontakt

Wenn Sie Fragen zum Thema Datenschutz haben, kontaktieren Sie uns bitte unter datenschutz@loh-services.de. Gern können Sie auch die Kontaktadresse oder die Kontaktdaten in unserem Impressum nutzen.
Unser Datenschutzbeauftragter ist außerdem wie folgt erreichbar:

Herr Dr. Martin Schmidt
martin.schmidt@comfield.eu
Comfield Unternehmensberatung GmbH & Co. KG
Uhlandstraße 162 • 10719 Berlin

Stand: November 2023